Rechte und Pflichten von Geschäftsführern einer GmbH

Die nachfolgende Übersicht gibt einen kompakten Einblick in die wesentlichen Rechte und Pflichten eines GmbH-Geschäftsführers nach dem GmbH-Gesetz. Aufgrund der rechtlichen Vielschichtigkeit können einzelne Aspekte dabei lediglich in Grundzügen dargestellt werden.

a. Bestellung und Abberufung

Die Bestellung sowie die Abberufung von Geschäftsführern erfolgt grundsätzlich durch Beschluss der Gesellschafterversammlung. Der Gesellschaftsvertrag kann vorsehen, dass eine Abberufung nur aus wichtigem Grund zulässig ist. Unabhängig davon steht es dem Geschäftsführer frei, sein Amt jederzeit niederzulegen.

Sowohl die Bestellung als auch die Abberufung sind zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden. Die Eintragung hat lediglich deklaratorische Wirkung.

b. Geschäftsführungsbefugnis

Die Geschäftsführer sind berechtigt, sämtliche Maßnahmen zu ergreifen, die zur Verwirklichung des Gesellschaftszwecks erforderlich und zweckmäßig sind, soweit dadurch keine originären Rechte der Gesellschafter berührt werden. Maßnahmen nach § 46 GmbHG, Geschäfte außerhalb des Gesellschaftszwecks sowie außergewöhnliche oder besonders bedeutsame Rechtsgeschäfte bedürfen der Entscheidung durch die Gesellschafterversammlung.

Grundsätzlich sind Geschäftsführungsentscheidungen gemeinschaftlich und einstimmig zu treffen. Abweichend hiervon kann eine Einzelgeschäftsführungsbefugnis vereinbart werden. In diesem Fall ist jeder Geschäftsführer berechtigt, Maßnahmen eines anderen Geschäftsführers zu widersprechen. Zudem können die Gesellschafter die Geschäftsführungsbefugnisse im Innenverhältnis einschränken.

c. Geschäftsverteilung und Gesamtverantwortung

Innerhalb der Geschäftsführung kann eine interne Geschäftsverteilung beschlossen werden. Ungeachtet dessen bleibt die Gesamtverantwortung sämtlicher Geschäftsführer für die ordnungsgemäße Leitung der Gesellschaft bestehen. Bestimmte Pflichten, insbesondere solche im öffentlichen Interesse, sind nicht delegierbar und müssen von der gesamten Geschäftsführung wahrgenommen werden. Hierzu zählen insbesondere die ordnungsgemäße Rechnungslegung sowie die Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.

d. Vertretungsbefugnis

Die GmbH wird grundsätzlich durch die Geschäftsführer gemeinschaftlich vertreten, sofern die Gesellschafter nicht ausdrücklich Einzelvertretungsbefugnis eingeräumt haben. Darüber hinaus kann eine Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB erteilt werden, sodass sogenannte In-sich-Geschäfte zulässig sind.

Einschränkungen der Vertretungsbefugnis wirken ausschließlich im Innenverhältnis zwischen Gesellschaft und Geschäftsführer. Gegenüber Dritten sind sie grundsätzlich unbeachtlich, es sei denn, es liegt ein Missbrauch der Vertretungsmacht vor.

e. Leitungspflicht

Den Geschäftsführern obliegt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Leitung des Unternehmens im Rahmen des in der Satzung festgelegten Unternehmensgegenstands. Sie haben eine sachgerechte Organisationsstruktur zu schaffen und sicherzustellen, dass diese auf die Vermeidung typischer unternehmerischer Risiken ausgerichtet und im laufenden Geschäftsbetrieb wirksam umgesetzt wird.

Hierzu gehört insbesondere auch die Pflicht zur vorausschauenden Planung. Mindestens eine jährliche Unternehmensplanung sollte daher von der Geschäftsführung erstellt und fortgeschrieben werden.

f. Sorgfaltsmaßstab und Haftung

Geschäftsführer haben bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden. Verstoßen sie gegen ihre gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten, haften sie der Gesellschaft gegenüber gesamtschuldnerisch auf Ersatz des entstandenen Schadens.

Gegenüber den Gesellschaftern und den Gläubigern der Gesellschaft besteht grundsätzlich keine persönliche Haftung der Geschäftsführer. Eine unmittelbare Inanspruchnahme kommt nur in Ausnahmefällen in Betracht, insbesondere bei deliktischem Verhalten.

Zur Begrenzung persönlicher Haftungsrisiken können Geschäftsführer unter anderem folgende Maßnahmen ergreifen: risikobehaftete oder außergewöhnliche Geschäfte der Gesellschafterversammlung zur Entscheidung vorlegen, regelmäßig eine Entlastung durch die Gesellschafter beschließen lassen, vertragliche Haftungserleichterungen vereinbaren sowie den Abschluss einer D&O-Versicherung in Betracht ziehen.

g. Unternehmerisches Ermessen

Bei der Führung der Gesellschaft steht den Geschäftsführern ein unternehmerischer Entscheidungsspielraum zu. Diese sogenannte Business Judgement Rule schützt unternehmerische Entscheidungen und dient als haftungsrechtlicher „sicherer Hafen“.

Voraussetzung für diese Haftungsprivilegierung ist, dass die jeweilige Entscheidung auf einer sorgfältigen Ermittlung der maßgeblichen Entscheidungsgrundlagen beruht. Der Geschäftsführer muss vernünftigerweise annehmen dürfen, auf Basis angemessener Informationen zum Wohl der Gesellschaft zu handeln.

h. Legalitätspflicht

Geschäftsführer sind verpflichtet, sämtliche gesetzlichen sowie gesellschaftsvertraglichen Vorgaben strikt einzuhalten. Für Verstöße gegen diese Pflichten greift die Business Judgement Rule nicht.

Eine Pflichtverletzung liegt zudem nicht nur bei eigenem Fehlverhalten vor, sondern auch dann, wenn Geschäftsführer pflichtwidrige Handlungen anderer Geschäftsführer oder von Mitarbeitern veranlassen, dulden oder ihnen nicht entgegentreten. Gleiches gilt, wenn nach einer Aufgabenübertragung keine ausreichende Kontrolle und Überwachung erfolgt.

i. Compliance

Die Geschäftsführung trägt die Gesamtverantwortung für die Einhaltung sämtlicher interner und externer Regelungen. Geschäftsführer dürfen selbst keine Rechtsverstöße begehen und haben durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass auch aus dem Unternehmen heraus keine Gesetzesverletzungen erfolgen.

Eine generelle gesetzliche Verpflichtung zur Einführung eines umfassenden Compliance-Systems besteht nach herrschender Meinung derzeit nicht. Eine solche Pflicht kann sich jedoch im Einzelfall ergeben, insbesondere wenn aufgrund der Art oder des Umfangs der Geschäftstätigkeit erhöhte rechtliche Risiken bestehen.

j. Risikomanagement

Ziel des Risikomanagements ist es, unternehmerische Risiken bewusst einzugehen, diese fortlaufend zu überwachen sowie angemessen zu steuern und zu begrenzen. Das GmbH-Recht sieht insoweit keine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung eines Risikomanagementsystems vor.

Gleichwohl ergeben sich aus den allgemeinen Leitungs- und Organisationspflichten insbesondere für größere GmbHs konkrete Anforderungen an ein strukturiertes Risikomanagement. Aber auch kleinere Gesellschaften trifft die Pflicht, angemessene Vorsorge gegen ernsthafte und absehbare Verlust- und Schadensrisiken zu treffen.

k. Buchführung

Geschäftsführer haben dafür Sorge zu tragen, dass auf Geschäftsbriefen, E-Mails und sonstigen geschäftlichen Erklärungen die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben nach § 35a GmbHG vollständig und korrekt enthalten sind.

Darüber hinaus sind sie zu einer ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet. Hierzu zählen insbesondere die lückenlose Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle sowie die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Handels- und Geschäftsunterlagen.

Ferner obliegt den Geschäftsführern die Aufstellung des Jahresabschlusses, der – sofern gesetzlich erforderlich – prüfen zu lassen ist. Der Jahresabschluss ist fristgerecht im Bundesanzeiger offenzulegen. Zudem haben die Geschäftsführer die steuerlichen Pflichten der GmbH zu erfüllen und die anfallenden Steuern sowie Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß abzuführen.

l. Kapitalschutz

Bei der Gründung der Gesellschaft sowie bei Kapitalerhöhungen sind die Geschäftsführer verpflichtet, eine ordnungsgemäße Kapitalaufbringung sicherzustellen. Sie haben offene Einlagen bei den Gesellschaftern einzufordern und gegenüber dem Registergericht zu versichern, dass die Einlagen vollständig erbracht wurden und der Gesellschaft endgültig zur freien Verfügung stehen.

Der Grundsatz der Kapitalerhaltung untersagt es, das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Gesellschaftsvermögen an die Gesellschafter auszuzahlen. Verstöße hiergegen führen zu Rückzahlungsverpflichtungen der Gesellschafter sowie zu Schadensersatzansprüchen gegen die Geschäftsführer.

Darüber hinaus ist es unzulässig, Geschäftsführern oder Prokuristen Kredite aus dem zur Kapitalerhaltung erforderlichen Vermögen der Gesellschaft zu gewähren.

m. Gesellschafterversammlungen

Die Geschäftsführer sind für die Einberufung und ordnungsgemäße Durchführung der Gesellschafterversammlungen verantwortlich. In der Regel findet einmal jährlich eine ordentliche Gesellschafterversammlung statt, in der insbesondere über die Feststellung des Jahresabschlusses, die Verwendung des Ergebnisses sowie die Entlastung der Geschäftsführung entschieden wird.

Zudem haben die Geschäftsführer die Gesellschafter über sämtliche wesentlichen Angelegenheiten der Gesellschaft zu informieren und außergewöhnliche oder mit besonderen Risiken verbundene Maßnahmen der Gesellschafterversammlung zur Beschlussfassung vorzulegen. Eine Gesellschafterversammlung ist zwingend einzuberufen, wenn Verluste die Hälfte des Stammkapitals aufgezehrt haben.

Auf Verlangen ist jedem Gesellschafter unverzüglich Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu erteilen und Einsicht in die Bücher und Unterlagen zu gewähren, sofern dem kein berechtigtes Geheimhaltungsinteresse entgegensteht.

n. Handelsregistereintragungen

Die Geschäftsführer sind verpflichtet, bestimmte gesellschaftsrechtliche Vorgänge zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden. Hierzu zählen insbesondere der Wechsel von Geschäftsführern sowie Änderungen ihrer Vertretungsbefugnis, die Erteilung und der Widerruf von Prokuren, die Einreichung und Aktualisierung der Gesellschafterliste bei Veränderungen im Gesellschafterbestand oder im Umfang der Beteiligungen, Satzungsänderungen sowie Kapitalmaßnahmen wie Kapitalerhöhungen.

Die ordnungsgemäße und fristgerechte Anmeldung dieser Vorgänge gehört zu den zentralen formellen Pflichten der Geschäftsführung.

o. Krise und Insolvenz

Gerät die Gesellschaft in eine wirtschaftliche Krise, sind die Geschäftsführer verpflichtet, aktiv gegenzusteuern und geeignete Maßnahmen zur Stabilisierung und Sanierung des Unternehmens zu ergreifen. Dabei ist insbesondere sicherzustellen, dass laufende Verpflichtungen, vor allem Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, jederzeit erfüllt werden können.

Unabhängig davon haben die Geschäftsführer eine Gesellschafterversammlung einzuberufen, wenn Verluste die Hälfte des Stammkapitals aufzehren.

Bei Eintritt von Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung besteht die Pflicht zur unverzüglichen Stellung eines Insolvenzantrags. Erfolgt der Antrag nicht rechtzeitig, haften die Geschäftsführer sowohl der Gesellschaft als auch den Gläubigern gegenüber. Zudem dürfen keine Zahlungen an Gesellschafter geleistet werden, wenn diese zur Zahlungsunfähigkeit der GmbH führen. Für Zahlungen, die nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung vorgenommen werden, haften die Geschäftsführer, sofern diese nicht mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes vereinbar sind.

p. Treuepflicht und Wettbewerbsverbot

Aufgrund ihrer Organstellung unterliegen Geschäftsführer einer umfassenden Loyalitäts- und Förderpflicht gegenüber der Gesellschaft. Sie dürfen ihre Stellung nicht zu eigenen Vorteilen und zulasten der Gesellschaft ausnutzen.

Bestehende oder drohende Interessenkonflikte sind den Gesellschaftern offen zu legen.

Während der Dauer ihrer Organstellung besteht ein gesetzliches Wettbewerbsverbot. Ein darüber hinausgehendes nachvertragliches Wettbewerbsverbot kann vertraglich im Anstellungsvertrag vereinbart werden. Geschäftschancen der GmbH dürfen Geschäftsführer nicht für eigene Zwecke nutzen.

Darüber hinaus sind interne Angelegenheiten der Gesellschaft, insbesondere Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, streng vertraulich zu behandeln.