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Der Geschäftsführervertrag oder Anstellungsvertrag des GmbH-Geschäftsführers

Aktueller Rechtsbeitrag im Gesellschaftsrecht

I. Doppelstellung des Geschäftsführers

Die Führung der Geschäfte der GmbH sowie die externe Vertretung der Gesellschaft obliegen dem Geschäftsführer (m/w/d). Rechtlich gesehen befindet sich der Geschäftsführer in einer Doppelfunktion:
  1. Einerseits agiert er durch seine Position als Geschäftsführer als der rechtliche Repräsentant der GmbH nach außen hin. Im Hinblick auf die rechtlichen Verpflichtungen und Rechte gemäß dem GmbH-Gesetz wird auf diesen Rechtstipp verwiesen.
  2. Parallel dazu ist der Geschäftsführer Angestellter der GmbH. Die inneren Verpflichtungen und Rechte zwischen dem Geschäftsführer und der GmbH werden im Geschäftsführervertrag, alternativ als Anstellungsvertrag oder Dienstvertrag bekannt, festgelegt.
Die gesetzliche Position als rechtlicher Vertreter unterscheidet sich von der Anstellungsbeziehung. Die Ernennung zum Geschäftsführer schließt nicht automatisch den Abschluss eines Geschäftsführervertrags ein. Ebenso hat die Abberufung als Geschäftsführer nicht automatisch Auswirkungen auf das Anstellungsverhältnis, es sei denn, es existiert eine sogenannte Koppelungsklausel. Gemäß dieser Klausel würde die Abberufung als Geschäftsführer gleichzeitig als Kündigung des Anstellungsvertrags gelten, sofern sie vereinbart wurde.  

II. Sozialversicherungspflicht

Ob der Geschäftsführer der GmbH sozialversicherungspflichtig ist, hängt immer von den individuellen Umständen ab, insbesondere von seiner Beteiligungsquote und den spezifischen Details des Gesellschaftsvertrags. Als grobe Richtlinie kann folgende Regel gelten:

  1. Ein Geschäftsführer, der als Gesellschafter mit einer Beteiligung von 50 % oder mehr am Stammkapital beteiligt ist, unterliegt in der Regel nicht der Sozialversicherungspflicht. Bei einer Beteiligung von weniger als 50 % besteht normalerweise eine sozialversicherungspflichtige Anstellung.
  2. Für Geschäftsführer, die keine Beteiligung am Stammkapital haben (sogenannte Fremdgeschäftsführer), besteht üblicherweise eine sozialversicherungspflichtige Anstellung.

Um Klarheit zu erlangen, empfiehlt es sich, ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung durchzuführen. Dieses Verfahren ermöglicht eine verbindliche Entscheidung über den Sozialversicherungsstatus.

III. Vertragsschluss

Der Vertrag für den Geschäftsführer wird zwischen der GmbH und dem Geschäftsführer abgeschlossen. Bei der Unterzeichnung des Vertrags vertritt die Gesellschafterversammlung die GmbH (mit Ausnahme einer GmbH, die dem Mitbestimmungsgesetz unterliegt, bei der der Aufsichtsrat zuständig ist). Es existiert keine gesetzliche Anforderung an die Form des Dienstvertrags für den Geschäftsführer. Jedoch empfiehlt es sich aus Gründen der Dokumentation und zur Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Finanzamt, den Geschäftsführervertrag schriftlich festzuhalten.

IV. Vertragsinhalt

Der Geschäftsführer wird grundsätzlich nicht als Arbeitnehmer betrachtet, weshalb die arbeitsrechtlichen Vorschriften zum Schutz von Arbeitnehmern im Allgemeinen nicht auf ihn zutreffen. Infolgedessen sollten spezifische Aspekte, die gesetzlich für Arbeitnehmer festgelegt sind, explizit im Geschäftsführervertrag festgehalten werden.

 

Im folgenden Abschnitt erhalten Sie eine prägnante Zusammenfassung einiger zentraler Bestimmungen, die in einem Geschäftsführervertrag von Bedeutung sind:

 

1.Aufgaben und Verantwortlichkeiten

  • Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Geschäftsführers, auch im Zusammenhang mit Tochtergesellschaften, müssen konkret festgelegt werden.
  • Eine mögliche Aufgabenteilung oder Ressortverteilung mit anderen Geschäftsführern kann geregelt werden (dies wird oft als Geschäftsverteilungsplan bezeichnet).
  • Es ist üblich, ergänzend zu diesem Vertrag eine Geschäftsordnung zu erlassen, die interne Geschäftsregeln der Geschäftsführung näher definiert.
  • Die Befugnisse zur Vertretung des Geschäftsführers sollten klar definiert werden, einschließlich der Frage nach Einzelvertretungsbefugnis oder Gesamtvertretungsmacht. Es ist ebenfalls zu klären, ob der Geschäftsführer von den Einschränkungen des § 181 BGB (bezüglich Interessenskonflikten) befreit ist.
  • Es können Geschäftsvorgänge festgelegt werden, für die der Geschäftsführer zunächst die Zustimmung der Gesellschafter einholen muss.
  • Gegebenenfalls sollten Planungs- und Berichtspflichten des Geschäftsführers gegenüber den Gesellschaftern wie Jahresplanung, monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder Erstellung von Halbjahres- oder Quartalsberichten festgelegt werden.
  • Arbeitszeiten des Geschäftsführers sowie Anwesenheitspflichten im Unternehmen oder Möglichkeiten für Homeoffice sollten definiert werden.

 

2. Nebentätigkeiten

  • In der Regel besteht ein berechtigtes Interesse der Gesellschaft daran, dass der Geschäftsführer keine Nebentätigkeiten ohne vorherige Zustimmung der Gesellschafterversammlung ausübt.
  • Vorhandene Nebentätigkeiten können in den Vertrag aufgenommen und vorab genehmigt werden.

 

3. Vergütung

  • Die Höhe und Auszahlung der festen Vergütung müssen klar festgelegt werden.
  • Zusätzlich kann eine Weihnachtsgratifikation oder ein 13. Monatsgehalt in Betracht gezogen werden.
  • Besonders wenn der Geschäftsführer von der Sozialversicherungspflicht befreit ist oder eine private Krankenversicherung hat, sollte geregelt werden, in welchem Umfang die Gesellschaft Krankenversicherungs- und Altersvorsorgebeiträge übernimmt.
  • Es kann auch eine Tantieme-Zahlung vereinbart werden, wobei die Bedingungen für das Entstehen, die Höhe und die Auszahlung genau festgelegt werden sollten. Diese hängen oft von wirtschaftlichen Kennzahlen oder Geschäftszielen ab.

 

4. Dienstwagen, Mobiltelefon, Laptop

  • Dienstwagen können eine wichtige Vergütungskomponente sein. Es sollte festgelegt werden, welche Fahrzeugklasse bzw. Leasingrate der Geschäftsführer beanspruchen kann, ob private Nutzung erlaubt ist und wer die laufenden Kosten einschließlich Treibstoff trägt.
  • Falls relevant, kann festgelegt werden, ob der Geschäftsführer ein Mobiltelefon und/oder Laptop erhält, die er gegebenenfalls auch privat nutzen darf.

 

5. D&O-Versicherung

  • Besonders für nicht beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer oder externe Geschäftsführer kann eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (D&O-Versicherung) wichtig sein, um vor Ansprüchen aus fehlerhafter Geschäftsführung geschützt zu sein.
  • Parameter wie Deckungssumme, Selbstbehalt und Nachmeldefristen sollten festgelegt werden.

 

6. Reisekosten und Aufwandsentschädigung

  • Es sollte geregelt werden, dass dem Geschäftsführer geschäftlich bedingte Kosten erstattet werden.
  • Klarheit über die Abrechnung von Reisekosten ist besonders wichtig. Richtlinien bezüglich Hotelkategorie, Bahnklasse und Flugklasse können vorab festgelegt werden.

 

7. Urlaub

  • Da das Bundesurlaubsgesetz für Geschäftsführer nicht gilt, muss der Urlaubsanspruch im Vertrag festgelegt werden (üblicherweise 25 bis 35 Arbeitstage).
  • Die Übertragung oder Kompensation nicht genommenen Urlaubs kann ebenfalls geregelt werden.

 

8. Entgeltfortzahlung bei Krankheit und im Todesfall

  • Da das Entgeltfortzahlungsgesetz nicht auf Geschäftsführer anwendbar ist, sollte vereinbart werden, unter welchen Bedingungen Bezüge während Krankheit fortgezahlt werden (meistens zwischen 6 Wochen und 6 Monaten).
  • Angehörigen des Geschäftsführers kann ein Anspruch auf Bezüge im Todesfall gewährt werden (in der Regel etwa 3 Monate).

 

9. Wettbewerbsverbot

  • Während seiner Amtszeit unterliegt der Geschäftsführer aufgrund seiner Treuepflicht gegenüber der GmbH einem strikten gesetzlichen Wettbewerbsverbot. Dieses kann nur durch Gesellschaftervertrag oder Gesellschafterbeschluss aufgehoben werden, nicht durch den Anstellungsvertrag.
  • Es sollte überlegt werden, ob ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot sinnvoll ist. Hierbei sind der räumliche, zeitliche (bis zu 24 Monate) und sachliche Anwendungsbereich, eine mögliche Karenzentschädigung und Sanktionen im Falle einer Vertragsverletzung zu regeln.

 

10. Haftung

Im Interesse des Geschäftsführers können Abkommen zur Beschränkung seiner Haftung im Falle fehlerhafter Geschäftsführung getroffen werden. Dabei ergeben sich insbesondere folgende Optionen zur Begrenzung der Haftung:

  • Ein Haftungsausschluss für fahrlässige Pflichtverletzungen (jedoch kann die Haftung für vorsätzliche Handlungen nicht vorab ausgeschlossen werden).
  • Eine Limitierung der Haftung auf einen bestimmten Höchstbetrag, beispielsweise 3–12 Monatsgehälter.
  • Verpflichtung, dass die GmbH die Beweislast trägt, wenn sie Forderungen gegen den Geschäftsführer erhebt, und dass keine Vereinfachung der Beweisführung zugunsten der GmbH gilt (insbesondere nicht gemäß § 93 Abs. 2 S. 2 AktG analog).
  • Festlegung von kurzen Zeiträumen, in denen Ansprüche gegen den Geschäftsführer geltend gemacht werden müssen, z. B. 3–12 Monate.

 

11. Vertragsdauer und Kündigung

  • Der Geschäftsführervertrag kann für eine spezifische Laufzeit (oftmals 2 bis 5 Jahre) abgeschlossen werden. Eine solche Befristung kann mit einer Option zur Verlängerung verknüpft werden. Alternativ ist auch ein unbefristeter Vertrag mit der Möglichkeit zur ordentlichen Kündigung denkbar.
  • Die Modalitäten und Fristen für die Kündigung seitens jeder Vertragspartei müssen präzise festgelegt werden. Ein Verzicht auf außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund ist nicht gestattet.
  • Die GmbH kann das Recht haben, den Geschäftsführer unter Aufrechterhaltung seiner Bezüge von seinen Aufgaben zu entbinden.
  • Es besteht die Möglichkeit, mittels einer Koppelungsklausel festzulegen, dass die Abberufung des Geschäftsführers automatisch zur Beendigung des Geschäftsführervertrags führt.

Rechtsgebiet

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