Der Geschäftsführervertrag oder Anstellungsvertrag des GmbH-Geschäftsführers

Der Geschäftsführer wird grundsätzlich nicht als Arbeitnehmer betrachtet, weshalb die arbeitsrechtlichen Vorschriften zum Schutz von Arbeitnehmern im Allgemeinen nicht auf ihn zutreffen. Infolgedessen sollten spezifische Aspekte, die gesetzlich für Arbeitnehmer festgelegt sind, explizit im Geschäftsführervertrag festgehalten werden.

Im folgenden Abschnitt erhalten Sie eine prägnante Zusammenfassung einiger zentraler Bestimmungen, die in einem Geschäftsführervertrag von Bedeutung sind:

1.Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Geschäftsführers, auch im Zusammenhang mit Tochtergesellschaften, müssen konkret festgelegt werden.
• Eine mögliche Aufgabenteilung oder Ressortverteilung mit anderen Geschäftsführern kann geregelt werden (dies wird oft als Geschäftsverteilungsplan bezeichnet).
• Es ist üblich, ergänzend zu diesem Vertrag eine Geschäftsordnung zu erlassen, die interne Geschäftsregeln der Geschäftsführung näher definiert.
• Die Befugnisse zur Vertretung des Geschäftsführers sollten klar definiert werden, einschließlich der Frage nach Einzelvertretungsbefugnis oder Gesamtvertretungsmacht. Es ist ebenfalls zu klären, ob der Geschäftsführer von den Einschränkungen des § 181 BGB (bezüglich Interessenskonflikten) befreit ist.
• Es können Geschäftsvorgänge festgelegt werden, für die der Geschäftsführer zunächst die Zustimmung der Gesellschafter einholen muss.
• Gegebenenfalls sollten Planungs- und Berichtspflichten des Geschäftsführers gegenüber den Gesellschaftern wie Jahresplanung, monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder Erstellung von Halbjahres- oder Quartalsberichten festgelegt werden.
• Arbeitszeiten des Geschäftsführers sowie Anwesenheitspflichten im Unternehmen oder Möglichkeiten für Homeoffice sollten definiert werden.

2. Nebentätigkeiten

• In der Regel besteht ein berechtigtes Interesse der Gesellschaft daran, dass der Geschäftsführer keine Nebentätigkeiten ohne vorherige Zustimmung der Gesellschafterversammlung ausübt.
• Vorhandene Nebentätigkeiten können in den Vertrag aufgenommen und vorab genehmigt werden.

3. Vergütung

• Die Höhe und Auszahlung der festen Vergütung müssen klar festgelegt werden.
• Zusätzlich kann eine Weihnachtsgratifikation oder ein 13. Monatsgehalt in Betracht gezogen werden.
• Besonders wenn der Geschäftsführer von der Sozialversicherungspflicht befreit ist oder eine private Krankenversicherung hat, sollte geregelt werden, in welchem Umfang die Gesellschaft Krankenversicherungs- und Altersvorsorgebeiträge übernimmt.
• Es kann auch eine Tantieme-Zahlung vereinbart werden, wobei die Bedingungen für das Entstehen, die Höhe und die Auszahlung genau festgelegt werden sollten. Diese hängen oft von wirtschaftlichen Kennzahlen oder Geschäftszielen ab.

4. Dienstwagen, Mobiltelefon, Laptop

• Dienstwagen können eine wichtige Vergütungskomponente sein. Es sollte festgelegt werden, welche Fahrzeugklasse bzw. Leasingrate der Geschäftsführer beanspruchen kann, ob private Nutzung erlaubt ist und wer die laufenden Kosten einschließlich Treibstoff trägt.
• Falls relevant, kann festgelegt werden, ob der Geschäftsführer ein Mobiltelefon und/oder Laptop erhält, die er gegebenenfalls auch privat nutzen darf.

5. D&O-Versicherung

• Besonders für nicht beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer oder externe Geschäftsführer kann eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (D&O-Versicherung) wichtig sein, um vor Ansprüchen aus fehlerhafter Geschäftsführung geschützt zu sein.
• Parameter wie Deckungssumme, Selbstbehalt und Nachmeldefristen sollten festgelegt werden.

6. Reisekosten und Aufwandsentschädigung

• Es sollte geregelt werden, dass dem Geschäftsführer geschäftlich bedingte Kosten erstattet werden.
• Klarheit über die Abrechnung von Reisekosten ist besonders wichtig. Richtlinien bezüglich Hotelkategorie, Bahnklasse und Flugklasse können vorab festgelegt werden.

7. Urlaub

• Da das Bundesurlaubsgesetz für Geschäftsführer nicht gilt, muss der Urlaubsanspruch im Vertrag festgelegt werden (üblicherweise 25 bis 35 Arbeitstage).
• Die Übertragung oder Kompensation nicht genommenen Urlaubs kann ebenfalls geregelt werden.

8. Entgeltfortzahlung bei Krankheit und im Todesfall

• Da das Entgeltfortzahlungsgesetz nicht auf Geschäftsführer anwendbar ist, sollte vereinbart werden, unter welchen Bedingungen Bezüge während Krankheit fortgezahlt werden (meistens zwischen 6 Wochen und 6 Monaten).
• Angehörigen des Geschäftsführers kann ein Anspruch auf Bezüge im Todesfall gewährt werden (in der Regel etwa 3 Monate).

9. Wettbewerbsverbot

• Während seiner Amtszeit unterliegt der Geschäftsführer aufgrund seiner Treuepflicht gegenüber der GmbH einem strikten gesetzlichen Wettbewerbsverbot. Dieses kann nur durch Gesellschaftervertrag oder Gesellschafterbeschluss aufgehoben werden, nicht durch den Anstellungsvertrag.
• Es sollte überlegt werden, ob ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot sinnvoll ist. Hierbei sind der räumliche, zeitliche (bis zu 24 Monate) und sachliche Anwendungsbereich, eine mögliche Karenzentschädigung und Sanktionen im Falle einer Vertragsverletzung zu regeln.

10. Haftung

Im Interesse des Geschäftsführers können Abkommen zur Beschränkung seiner Haftung im Falle fehlerhafter Geschäftsführung getroffen werden. Dabei ergeben sich insbesondere folgende Optionen zur Begrenzung der Haftung:

• Ein Haftungsausschluss für fahrlässige Pflichtverletzungen (jedoch kann die Haftung für vorsätzliche Handlungen nicht vorab ausgeschlossen werden).
• Eine Limitierung der Haftung auf einen bestimmten Höchstbetrag, beispielsweise 3–12 Monatsgehälter.
• Verpflichtung, dass die GmbH die Beweislast trägt, wenn sie Forderungen gegen den Geschäftsführer erhebt, und dass keine Vereinfachung der Beweisführung zugunsten der GmbH gilt (insbesondere nicht gemäß § 93 Abs. 2 S. 2 AktG analog).
• Festlegung von kurzen Zeiträumen, in denen Ansprüche gegen den Geschäftsführer geltend gemacht werden müssen, z. B. 3–12 Monate.

11. Vertragsdauer und Kündigung

• Der Geschäftsführervertrag kann für eine spezifische Laufzeit (oftmals 2 bis 5 Jahre) abgeschlossen werden. Eine solche Befristung kann mit einer Option zur Verlängerung verknüpft werden. Alternativ ist auch ein unbefristeter Vertrag mit der Möglichkeit zur ordentlichen Kündigung denkbar.
• Die Modalitäten und Fristen für die Kündigung seitens jeder Vertragspartei müssen präzise festgelegt werden. Ein Verzicht auf außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund ist nicht gestattet.
• Die GmbH kann das Recht haben, den Geschäftsführer unter Aufrechterhaltung seiner Bezüge von seinen Aufgaben zu entbinden.
• Es besteht die Möglichkeit, mittels einer Koppelungsklausel festzulegen, dass die Abberufung des Geschäftsführers automatisch zur Beendigung des Geschäftsführervertrags führt.